O que é GED – Gestão Eletrônica de Documentos?
A Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecida como GED, é um conjunto de práticas e tecnologias que tem como objetivo organizar, armazenar, gerenciar e disponibilizar documentos de forma eletrônica. Com o avanço da tecnologia e a digitalização de processos, o GED se tornou uma ferramenta essencial para empresas de todos os tamanhos e segmentos.
Benefícios do GED
A implementação do GED traz uma série de benefícios para as empresas, como a redução de custos com papel e impressão, a otimização do tempo gasto na busca por documentos físicos, a melhoria na segurança e na integridade dos documentos, entre outros. Além disso, o GED permite o acesso remoto aos documentos, facilitando o trabalho de equipes que estão em diferentes locais.
Funcionalidades do GED
O GED oferece diversas funcionalidades que auxiliam na gestão dos documentos. Entre elas, destacam-se:
1. Digitalização de documentos
A digitalização de documentos é o primeiro passo para a implementação do GED. Nessa etapa, os documentos físicos são convertidos em arquivos digitais, que podem ser armazenados e gerenciados de forma eletrônica.
2. Indexação e classificação
Após a digitalização, os documentos são indexados e classificados de acordo com critérios pré-definidos. Isso facilita a busca e recuperação dos documentos, tornando o processo mais ágil e eficiente.
3. Controle de versões
O GED permite o controle de versões dos documentos, ou seja, é possível acompanhar todas as alterações feitas em um documento ao longo do tempo. Isso é especialmente útil em casos de colaboração em equipe, garantindo que todos tenham acesso à versão mais atualizada.
4. Workflow de aprovação
Com o GED, é possível criar fluxos de trabalho para a aprovação de documentos. Isso agiliza o processo de tomada de decisão e evita atrasos causados pela necessidade de deslocamento físico dos documentos.
5. Segurança e controle de acesso
A segurança dos documentos é uma preocupação fundamental para as empresas. O GED oferece recursos avançados de segurança, como criptografia e controle de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos.
6. Integração com outros sistemas
O GED pode ser integrado a outros sistemas utilizados pela empresa, como sistemas de gestão empresarial (ERP) e sistemas de relacionamento com o cliente (CRM). Isso facilita a troca de informações entre os sistemas e aumenta a eficiência dos processos.
Aplicações do GED
O GED pode ser aplicado em diversas áreas e setores, como:
1. Recursos Humanos
No setor de Recursos Humanos, o GED pode ser utilizado para gerenciar documentos relacionados a processos seletivos, contratação, folha de pagamento, entre outros. Isso facilita o acesso às informações e agiliza os processos internos.
2. Jurídico
No setor jurídico, o GED é utilizado para gerenciar documentos como contratos, petições, pareceres, entre outros. Além de facilitar a busca por documentos, o GED também auxilia na organização e na gestão de prazos e processos.
3. Financeiro
No setor financeiro, o GED é utilizado para gerenciar documentos como notas fiscais, comprovantes de pagamento, extratos bancários, entre outros. Isso facilita a organização e o controle das informações financeiras da empresa.
Conclusão
O GED é uma ferramenta poderosa para a gestão de documentos, trazendo uma série de benefícios para as empresas. Com suas funcionalidades avançadas, o GED permite a organização, o armazenamento e o gerenciamento eficiente de documentos de forma eletrônica. Ao implementar o GED, as empresas podem reduzir custos, otimizar processos e aumentar a segurança das informações. Portanto, investir em um sistema de GED é essencial para empresas que desejam se manter competitivas no mercado atual.
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